La base de données économiques et sociales est un document administratif qui permet aux entreprises de bénéficier de certains avantages. La mise en place de son contenu tient compte du nombre de salariés au sein de votre société. Il faut donc respecter certaines normes pour le constituer. Trouvez ici les étapes pour mettre en place le contenu de ce document !
Prendre les renseignements au préalable
La mise en place de la bdes contenu requiert au préalable la connaissance de certaines informations. La nature de vos investissements doit être mentionnée dans le document en l’absence de tout accord de la part des acteurs de l’organisation. Elle doit également être élaborée en fonction de l’équilibre genre au sein de l’entreprise.
Vous devez pour cela connaître les statistiques des personnes travaillant au sein de votre structure. La mise en place de cet outil nécessite également certaines informations liées à vos comptes financiers. Il s’agit à ce niveau de faire apparaître les relevés de vos :
- fonds propres ;
- endettements ;
- impôts.
Il vous faudra aussi recueillir des informations sur la gestion de la paie des employés de l’entreprise. À cet effet, tous les documents ayant rapport à la rémunération des salariés ainsi que des dirigeants doivent être connus. Il vous faudra également mentionner les différentes activités sociales et culturelles que vous menez.
Réunir les informations essentielles dans un seul fichier
Le contenu de la bdes est à la charge de l’employeur qui devra le mettre à jour de façon régulière. Les informations recueillies doivent être réunies dans un seul et même document pour vous faciliter la tâche.
En effet, vous pouvez être passible d’une amende de près de 7 500 euros si le contenu du document n’est pas bien élaboré et mis à jour de façon régulière.
Vous devez donc fournir toutes les informations essentielles dans un même endroit, afin de rendre votre bdes contenu facilement accessible au CSE. Les comités d’entreprise, la délégation du personnel ainsi que les responsables syndicaux doivent également avoir accès au contenu de ce document. Vous devez donc faire en sorte que votre bdes soit un véritable centralisateur d’informations.
Définir les solutions à adopter
Vous pouvez exploiter plusieurs solutions lors de la mise en place de la bdes contenu. Les plus connus sont la version papier, l’option Microsoft Excel et les solutions en ligne. La mise en place de votre document consiste en effet à faire une catégorisation et une organisation de certaines rubriques obligatoires. Il serait donc difficile pour un néophyte d’y arriver sans un modèle prédéfini.
Pour cette raison, les bdes en version papier sont de moins en moins adoptées par les responsables de l’entreprise. Il faut donc penser à une autre solution qui vous prendra moins de temps et qui sera au même moment respectueuse des normes environnementales. Pour cela, envisagez l’utilisation des outils informatiques.
Daites donc l’option du logiciel de gestion Microsoft Excel. C’est sans doute l’une des meilleures alternatives pour mettre en place le contenu de sa bdes. Cependant, il faudrait avoir une bonne maîtrise de cet outil. Vous pouvez également envisager des solutions en ligne. À cet effet, utilisez des tableurs en ligne pour stocker les données du document.